Algemeen

Klachtenprocedure B&R Vitaal

B&R Vitaal streeft naar een hoogwaardige, datagedreven en fysiologische dienstverlening. Wij hechten grote waarde aan de tevredenheid van zowel onze zakelijke opdrachtgevers als individuele deelnemers. Mocht de kwaliteit van een vitaliteitsprogramma, masterclass, groepssessie of 1-op-1 coachingstraject niet aan uw verwachtingen voldoen, dan hanteren wij een strikte en vertrouwelijke klachtenprocedure om direct tot een oplossing te komen.

Laatst bijgewerkt: september 2026. B&R Vitaal V.O.F., Anemoonplantsoen 13, 2651 PB Berkel en Rodenrijs · KvK 42151373 · Btw-id NL869941665B01.

Artikel 1 – Preventie en Evaluatie

Om de kwaliteit continu te bewaken en klachten proactief te voorkomen, hanteert B&R Vitaal standaard tussentijdse evaluaties en een eindevaluatie tijdens de lopende trajecten. Knelpunten dienen bij voorkeur tijdens deze momenten direct kenbaar te worden gemaakt aan de uitvoerende specialist.

Artikel 2 – Indieningstermijn en Vormvereisten

In lijn met de Algemene Voorwaarden dient een klacht over de uitvoering van de diensten, de administratie, de communicatie of de kosten binnen 7 kalenderdagen na het ontstaan van de aanleiding schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend.
Klachten die na deze termijn van 7 kalenderdagen worden ingediend, worden niet meer in behandeling genomen, waarbij het recht op reclame vervalt.
Een klacht dient per e-mail te worden gestuurd naar info@brvitaal.nl onder vermelding van:
- Naam van de organisatie (bij B2B) of naam van de Deelnemer/Consument (bij B2C).
- Een duidelijke, chronologische en gemotiveerde omschrijving van de klacht.
- Eventueel bewijsmateriaal of relevante fysiologische/administratieve context.
Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, aangezien de situatie dan niet zorgvuldig en deugdelijk kan worden onderzocht.

Artikel 3 – Geen Opschorting van Betalingsverplichting

Het indienen van een klacht schort de lopende betalingsverplichting van de Opdrachtgever (B2B) of de Consument (B2C) nimmer op. Financiële verplichtingen dienen conform de overeengekomen betalingstermijn te worden voldaan, ongeacht de status van de klachtenprocedure.

Artikel 4 – Procedure en Afhandelingstermijn

Bevestiging: Na ontvangst van de schriftelijke klacht ontvangt u binnen 48 uur een ontvangstbevestiging via e-mail.
Onderzoek: De klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Indien de klacht betrekking heeft op fysiologische gegevens of coachingverslagen, wordt het medisch beroepsgeheim van de uitvoerende diëtist te allen tijde gerespecteerd en blijft de data-blokkade richting de werkgever (zoals vastgelegd in de Privacyverklaring) onverkort van kracht.
Informele oplossing: Bij minder ingrijpende klachten zal B&R Vitaal eerst telefonisch of fysiek op locatie contact opnemen om te bezien of de klacht direct in onderling overleg kan worden opgelost.
Formele reactie: B&R Vitaal streeft naar een definitieve, schriftelijke en gemotiveerde reactie binnen 4 weken na de ontvangstbevestiging. Indien dit door de complexiteit van het onderzoek of de data-analyse niet haalbaar blijkt, wordt u vooraf schriftelijk geïnformeerd over de reden van het uitstel en wordt er een concrete termijn afgegeven waarbinnen u de reactie kunt verwachten.

Artikel 5 – Escalatie en Geschillenbeslechting

Indien de formele afhandeling van de klacht niet tot een voor beide partijen acceptabele oplossing leidt, treden partijen nogmaals in overleg om de situatie in der minne uit te spreken.
Mocht dit overleg geen resultaat opleveren, dan zijn partijen verplicht om het geschil eerst onderling (face-to-face) uit te spreken of middels onafhankelijke zakelijke mediation op te lossen, alvorens het geschil wordt voorgelegd aan de bevoegde rechter.
Indien ook mediation niet tot een oplossing leidt, zal het geschil ter exclusieve beslechting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam.

Vragen over dit document? Ga naar contact of mail info@brvitaal.nl.